Har nok en arbeidsdag gått – uten at du føler du har fått gjort det du skulle? Det kan være vanskelig å sette fingeren på hva som gjorde at de syv-åtte timene ikke ble fylt med like mye fornuftig som du hadde tenkt på forhånd.
Problemet kan ligge i vanene du har tillagt deg – gjerne uten å være klar over det selv.
– Skal vi være effektive over tid, vil gode vaner hjelpe oss langt på vei. De er viktige og frigjør energi og kapasitet til mer krevende situasjoner. Utfordringen er at vi svært sjelden evaluerer dem.
Det sier forfatter og foredragsholder Cecilie Thunem-Saanum, som lever av å holde foredrag og kurs om tidsbruk.
– Å sjekke hvorfor vi gjør ting og når vi gjør dem, er en fin øvelse for å justere og endre vaner – før de blir uvaner, sier hun.
Denne saken er en del av vår serie om arbeidsliv. Her kan du få tips til hvordan du tar ordet – og vinner diskusjoner på jobb.
Åtte vaner du bør droppe
Sammen med Siri Spillum, foredragsholder og forfatter av flere bøker om arbeidsliv, gir hun eksempler på vaner som kan stå i veien for oss, og dermed for effektiviteten vår:
1. Vi lar oss helt ukritisk avbryte, for det er vi vant til
– Akkurat nå jobber jeg med en toppleder og en redaktør, som forteller at de lar seg avbryte hele tiden – om det så er av kolleger, kunder eller telefonen. Omgivelsene blir vant til at du gir dem den servicen med å svare eller hjelpe dem umiddelbart, men det er ikke nødvendig. Er du opptatt med noe, si at du kommer tilbake til dem om en ti minutters tid, sier Thunem-Saanum.
Problemet er også at du sier ja til for mye, mener Spillum.
– Det kan være møter du frivillig eller ufrivillig blir satt opp på. Er det nyttig at du er med i alle sammen? Det gjør at du blir tatt ut av arbeidsmodus og får mange avbrytelser i løpet av en dag. Ta dette opp dersom du ser det tar mye tid.
2. De faste møtene vi deltar på går over tiden, og vi lar det skje
En ny undersøkelse fra det norske selskapet Company Pulse, som kartlegger arbeidsmønstre, viser at mellomledere bruker 55 prosent av arbeidstiden på møter, og at 17 prosent av møtene anses som øverflødige.
– Jeg tror det er mer. Vi tenker ikke over at vi kan sette grenser. På starten av møtet bør du stille to spørsmål: Er vi ferdig klokken elleve som det står i innkallelsen? Hva er de viktigste sakene? Da viser du for møteholderen at du ikke kan sitte over og at du vil bruke tid på det viktigste på sakslisten, sier Thunem-Saanum.
3. Du kommer for sent
– Mang en forsentkommer er blitt grepet av vanens makt. Han eller hun kommer alltid for sent, og blir vant til at slik er det. Ofte sier ikke omgivelsene fra, men venner seg også til (og irriterer seg over) at den samme personen stadig er for sen, sier Thunem-Saanum.
4. Du spiser lunsj ved pulten (eller ikke i det hele tatt)
– Denne er klassisk, og vi gjør det i den tro at det øker vår produktivitet, sier Thunem-Saanum, som følger opp:
– Du får ingen nye impulser og heller ikke hvile av å sitte ved pulten. Tar du lunsjen en annen plass, blir du ifølge forskning to til tre ganger mer effektiv etterpå i stedet for konstant å tyne deg og jobbe på halv maskin.
Pauser er nødvendig for å fungere, istemmer Spillum.
– Man kan være konsentrert over lengre tid, men så må du ta pauser for å komme deg på igjen. Husk å puste i løpet av arbeidsøkter, og ta pauser underveis. Først da kan du fokusere ordentlig når det trengs, sier hun.
5. Du feilberegner hvor mye tid arbeidsoppgavene tar
– Vi er tidsoptimister, og de fleste av oss feilberegner tiden med opptil 40 prosent, sier Thunem-Saanum.
Dette handler også om mangel på selvkontroll, mener Spillum.
– Det kan hende du drukner i ting du skulle ha gjort uten at du evner å se hva du faktisk holder på med. Da begynner man å svømme i dårlige følelser og tanker, og det bremser enhver effektivitet.
6. Du stresser for mye
– Dette tar enorm energi og kan også være en følge av punkt én. Man blir stresset av ytre, men også indre og egne påvirkninger. Noen tåler lite stress før de begynner å vippes av pinnen, og det fører til at de får gjort mindre.
Faren er hvis du overfører disse følelsene til noen andre eller omvendt.
– «Vi har altfor mye å gjøre, vi har ikke sjanse til å gjøre det her»-tankegang er farlig dersom du får andre med på den.
7. Du er forutinntatt
Og da er det utrolig hvor ofte vi får som vi forventer, sier Thunem-Saanum.
– Er du vant til å komme på jobb mandag morgen, alle river i deg og mailboksen er full? Ja, da blir det slik. Hvis reiseregningene er døll kjedelige, så blir de nettopp det.
Gå heller inn med forventningen om at det går lett å få arbeidsoppgavene unnagjort. Det vil skjerpe hjernen og sørge for at du får huket av oppgaver mer effektivt, mener hun.
8. Du tar til takke med dårlige forhold
Dårlig arbeidsmiljø og kultur er demotiverende, sier Spillum.
– Og resultatet kan være at du blir likeglad og stemningsløs. Det er en dårlig vane, og gir lite rom for produktivitet. Si heller «Hei, skal vi ikke ta et fellesløft nå?», eventuelt ha mot nok til å gå til ledelsen.
Ønsker du å få med deg lignende saker? Vi har en egen Facebook-gruppe og Twitter-profil for Karrière.